Organiser un concert au Canada est une entreprise passionnante mais complexe qui nécessite une planification méticuleuse et le respect de nombreuses réglementations. Voici un guide complet étape par étape pour vous aider à naviguer dans le processus.
Phase 1 : Planification et Conception (3-12 mois à l’avance)
- L’Idée et le Budget :
- Le Concept : Définissez le genre de concert (solo, groupe, festival), le public cible, l’ambiance souhaitée.
- Le Budget : C’est l’élément le plus crucial. Listez toutes les dépenses prévues :
- Dépenses : Cachets des artistes, location de la salle, assurance, logistique (sono, lumière, scène), sécurité, promotion/marketing, frais de personnel, droits d’auteur (SOCAN et Re:Sound), taxes, contingence (10-15% pour imprévus).
- Revenus : Vente de billets, ventes de merchandising, partenariats/sponsors, vente de nourriture et boissons.
- La Date et le Lieu :
- Choisir une date en vérifiant les conflits potentiels (autres grands événements locaux, vacances).
- Réserver la salle : Signez un contrat de location qui précise les coûts, les capacités, les responsabilités de chaque partie (qui s’occupe de la sécurité, de la billetterie, etc.).
- La Programmation Artistique :
- Contacter les artistes/leurs agents : Négociez et signez un contrat d’engagement détaillant le cachet, les besoins techniques (rider), les modalités de paiement, les droits d’image.
Phase 2 : Aspects Légaux et Administratifs (Critique au Canada)
C’est la partie la plus technique. Ne la négligez pas.
- Permis et Licences :
- Permis d’Événement : Contactez la municipalité où a lieu l’événement. Les règles varient énormément d’une ville à l’autre. Vous aurez presque toujours besoin d’un permis spécial.
- Permis d’Alcool (Liquor License) : Si vous servez de l’alcool, vous devez obtenir un permis provincial temporaire (ex: AGCO en Ontario, LCRB en Colombie-Britannique). Cela implique souvent de devoir nommer un responsable qualifié (Smart Serve, Serveur Responsable).
- Droits d’Auteur : Vous devez payer des redevances pour la musique jouée en public.
- SOCAN : Pour les droits des compositeurs et paroliers.
- Re:Sound : Pour les droits des artistes-interprètes et producteurs.
- Contactez-les dès le début pour déclarer votre événement et payer les frais. C’est une obligation légale.
- Assurance :
- Assurance Responsabilité Civile : La salle et la ville l’exigeront très probablement. Elle vous protège en cas de blessure, de dommages matériels ou d’annulation. Un minimum de 2 à 5 millions de dollars est standard.
- Sécurité et Secours :
- Plan de Sécurité : Développez un plan avec un chef de sécurité certifié.
- Nombre de Gardes de Sécurité : Le nombre requis est souvent déterminé par la municipalité en fonction de la taille de l’événement et de la vente d’alcool.
- Services Médicaux : Pour les petits événements, une trousse de premiers soins et un plan d’urgence suffisent. Pour les grands événements, la présence de secouristes ou d’une ambulance sur place peut être obligatoire.
Phase 3 : Production et Logistique
- Équipe et Prestataires :
- Formez votre équipe : coordinateur, responsable technique, responsable billetterie, équipe de promotion.
- Engagez des prestataires professionnels pour :
- Sonorisation et Éclairage
- Construction de scène
- Génération électrique (si nécessaire)
- Billetterie :
- Choisissez une plateforme de billetterie canadienne (ex: Eventbrite, Ticketmaster, Showpass). Convenez des frais et intégrez-la à votre site web et à votre stratégie de marketing.
- Promotion et Marketing :
- Créez un plan utilisant les réseaux sociaux, les relations de presse, les affiches, les partenariats avec des médias locaux, des radios campus ou des influenceurs.
- Créez un événement Facebook et utilisez le ciblage publicitaire.
Phase 4 : Le Jour J et Post-Événement
- Briefing et Installation :
- Tenez une réunion de briefing avec toute l’équipe, les bénévoles et la sécurité.
- Supervisez l’installation technique et effectuez les répétitions.
- Gestion de l’Événement :
- Soyez présent pour gérer les imprévus, accueillir les artistes et vous assurer que tout se déroule comme prévu.
- Post-Événement :
- Paiement des factures et des cachets.
- Faire les comptes : Comparez les revenus et les dépenses pour évaluer le succès financier.
- Remerciements : Remerciez les artistes, l’équipe, les bénévoles et les partenaires.
- Analyse : Qu’est-ce qui a bien fonctionné ? Qu’est-ce qui peut être amélioré pour la prochaine fois ?
Checklist Résumé des Obligations Canadiennes Clés :
| Obligation | Organisme / Contact | Détails |
|---|---|---|
| Permis d’Événement | Municipalité (ville) | Obligatoire pour presque tous les événements publics. |
| Permis d’Alcool | Provincial (ex: AGCO, RACJ, LCRB) | Obligatoire si service d’alcool. Formation requise. |
| Droits d’Auteur SOCAN | SOCAN | Obligatoire pour les droits des compositeurs. |
| Droits voisins Re:Sound | Re:Sound | Obligatoire pour les droits des artistes-interprètes. |
| Assurance Responsabilité Civile | Compagnie d’assurance | Souvent exigée par la salle et la ville (2-5M$). |
| Sécurité | Entreprise de sécurité privée | Nombre défini par la réglementation municipale. |
Conseil ultime : Commencez petit pour votre premier événement. Faites appel à des professionnels expérimentés (un booker, un promoteur) si votre budget le permet. Le réseau est très important dans l’industrie de la musique au Canada – n’hésitez pas à contacter d’autres organisateurs pour des conseils.
